存货管理制度

【编号：607】

第一章  总则

第一条 为规范基金会的存货管理，确保捐赠物资、项目物资等存货的安全、合理使用，提高资金使用效率，根据《民间非营利组织会计制度》《慈善法》等相关法规，制定本办法。  

第二条 适用范围：  

1、捐赠物资（如食品、衣物、医疗用品等）。  

2、项目执行所需物资（如办公用品、宣传材料、设备等）。  

3、其他存货类资产 。 

第二章  存货的接收与验收

第三条 捐赠物资接收

1、登记备案：接收捐赠物资时，需填写《捐赠物资接收单》，记录捐赠方、物资名称、数量、规格、价值等信息。  

2、验收标准：  

   食品、药品等需符合国家相关安全标准，并提供合格证明。  

   衣物、日用品等需确保清洁、完好、可正常使用。  

3、 入账价值确定的核心原则：公允价值

捐赠物资的入账价值，应当按照其公允价值进行计量和确认。公允价值是指在公平交易中，熟悉情况的交易双方自愿进行资产交换或者债务清偿的金额。

 公允价值的具体确定方法（按优先顺序）基金会应根据实际情况，依次采用以下方法确定公允价值：

（1）. 凭据确认法（首选方法） 适用情况：捐赠方能够提供与捐赠物资价值相关的、真实可靠的合法凭据。合法凭据包括：捐赠方购买该物资时的发票、销售合同、付款凭证等。捐赠方自产物资的成本核算资料。政府部门、第三方权威机构出具的价值证明。基金会应审核凭据的真实性和合理性。在凭据记载金额与物资公允价值相差不大的情况下，通常按凭据金额入账。

（2）. 第三方评估法适用情况：捐赠物资价值较大（如艺术品、房产、设备、大宗物资），且无可靠凭据或凭据价值明显不公允。委托具有合法资质、专业胜任能力和良好信誉的独立第三方评估机构（如资产评估公司）进行评估。以评估机构出具的正式评估报告中确认的评估价值作为入账依据。评估费用通常由基金会或与捐赠方协商承担，并在财务中列支。

（3）. 市场参照法适用情况：捐赠物资存在活跃的公开市场，有明确的同类或类似商品价格可供参考（如通用商品、标准设备、大宗原材料等）。参考近期同类商品的市场价格、厂商报价、电商平台公开售价等。需考虑物资的新旧程度（折旧）、功能状况等因素进行调整。应保存用于比价的市场价格信息来源作为备查依据。

（4）. 名义金额法适用情况：捐赠物资的公允价值无法可靠取得，且其价值本身较低。常见于旧衣物、旧书籍等二手生活物资。在财务账上以1元人民币或一个极小的象征性金额入账，但必须在报表附注中披露该批物资的性质、数量以及按名义金额入账的原因。

第四条 采购物资验收

1、采购物资需提供采购合同、发票、验收单，由财务、仓库管理员共同验收。  

2、不合格物资应退货或换货，并记录处理情况。  

第三章  存货的存储与保管

第五条 仓库管理

1、分类存放，按物资类别（如食品、医疗用品、办公用品）分区存放，并设置明显标识。  

2、环境要求，食品、药品需符合温湿度要求（如冷藏、防潮）；易燃易爆物品需单独存放，符合消防规定。  

3、安全管理，仓库实行专人管理，非工作人员不得随意进入；定期检查库存，防止虫蛀、霉变、过期等问题。  

第六条 库存台账

1、建立电子+纸质双台账，记录物资的入库、出库、结存情况。  

2、每月进行盘点，确保账实相符，差异需查明原因并上报。  

第四章  存货的领用与发放

第七条 领用审批  

1、内部领用（如办公用品），填写《出库单》，经部门负责人审批后领取。  

2、项目发放（如赈灾物资），制定发放计划，报秘书长或理事会审批； 发放时需受助人签字或拍照存档。  

第八条 发放原则  

1、公平透明，按项目需求或捐赠协议发放，避免优亲厚友。  

2、跟踪反馈，对发放物资的使用情况进行回访，确保真正用于公益目的。  

第五章  存货的处置与报废

第九条 正常消耗，常使用的低值易耗品（如文具）按实际消耗核销。  

第十条 过期/损坏物资处理

1、食品、药品过期后必须销毁，并记录销毁过程（拍照+签字）。  

2、可回收物资（如旧衣物），可联系专业机构回收或二次捐赠。  

3、设备报废，经技术鉴定无法修复的，按残值变卖或捐赠；需填写《固定资产处置表》，报理事会审批。  

第六章  监督与责任

第十一条 内部监督  

1、每年至少1次全面盘点，由财务、审计人员共同参与。  

2、发现账实不符的，需查明原因并追究责任。  

第十二条：外部监督

1、按《慈善法》要求，在年度报告中披露重要物资捐赠和使用情况。  

2、 接受民政、审计等部门的检查。  

第十三条 违规处理  

1、私自挪用、倒卖捐赠物资的，依法追究法律责任；  

2、因管理不善导致物资损毁的，责任人需赔偿。  

第七章 附则

第十四条 本制度经2026年5月23日第7届第4次理事会表决通过。

第十五条 本制度的解释权属于理事会。

第十六条 本制度自表决通过之日起生效。