会议费管理制度

【编号：611】

第一章 适用范围

第一条 适用于基金会主办或承办的各类会议，包括：

    内部会议：理事会、监事会、项目评审会等；

外部会议：公益论坛、培训会、捐赠仪式、学术研讨会等。

第二条 会议形式包括线下、线上或混合模式。

第二章 会议审批流程

第三条 事前审批。编写会议说明，明确会议目的、时间、地点、规模、预算及经费来源；单次会议预算超过 5万元的，理事会审批。

第四条：特殊要求。使用捐赠资金举办的会议，需符合捐赠协议约定；涉外会议需遵守外事管理规定。

第三章 会议费开支标准

第五条 会议场地费。优先选择单位内部会议室或政府采购定点场所；外部场地租赁费需附合同及发票，标准不超过当地市场价格。

第六条 住宿费参照《中央和国家机关差旅费管理办法》标准执行与田汉基金会差旅费管理办法。

第七条 伙食费标准：≤150元/人/天（含三餐）；严禁提供高档菜肴、酒水（特殊情况需说明）。

第八条 资料费报销。会议资料印刷、宣传品制作需货比三家，保留比价记录。

第九条 其他费用报销。专家劳务费参照中央和国家机关标准支付；线上会议平台租赁费：需附服务协议。

第四章  禁止性规定

第十条 严禁以下行为。在风景名胜区或高档酒店举办会议；借会议名义组织旅游、发放礼品或纪念品；超标准安排餐饮、住宿；虚构会议名单或虚开发票。

第五章 报销管理

第十一条 必备材料。会议审批文件如会议通知（含议程、参会名单）；费用明细清单及合规发票；签到表（线下会议需参会人员签字）。

第十二条 结算方。原则上使用公务卡或对公转账，大额支出需签订合同。

第六章 监督与公开

第十三条 基金会财务部应对会议费进行专项审核，定期抽查；

第十四条 重大会议费用需在年度审计报告中披露，接受社会监督。

第七章 附则

第十五条 本制度经2026年5月23日第7届第4次理事会表决通过。

第十六条 未尽事宜参照《关于厉行节约反对浪费的相关规定》《中央和国家机关会议费管理办法》（财行〔2016〕214号）相关标准执行。

第十七条 本制度的解释权属于理事会。

第十八条 本制度自表决通过之日起生效。