物资及服务采购管理规定

【编号：303】

第一章 总则

第一条 为规范田汉基金会（以下简称“基金会”）物资及服务采购行为，确保采购活动公开、公平、公正、高效、廉洁，提高资金使用效益，保障公益项目顺利实施，依据《中华人民共和国慈善法》、《基金会管理条例》、《民间非营利组织会计制度》及国家相关法律法规，结合基金会实际情况，制定本规定。

第二条 本规定适用于基金会使用非财政性资金（包括捐赠收入、投资收益及其他合法收入）进行的各类物资采购和服务采购活动。

第三条 采购活动应遵循以下基本原则：

1. 公益性原则：采购行为必须服务于基金会宗旨和公益目标，确保资金使用符合捐赠人意 愿和相关协议约定。

2. 公开透明原则：采购信息、程序、结果应依法依规公开（涉及保密事项除外），主动接受内部和社会监督。

3. 公平竞争原则：为所有符合条件的供应商提供平等竞争机会，择优选择。

4. 经济高效原则：在保证质量、满足需求的前提下，力求降低采购成本，提高资金使用效益。

5. 诚实信用与廉洁自律原则：采购相关人员应恪守职业道德，不得有舞弊、欺诈、串通等行为，严禁收受商业贿赂。

第二章 采购范围与预算管理

第四条 采购范围主要包括：

1. 物资采购：办公设备与耗材、项目执行所需专用物资、宣传品制作、固定资产等。

2. 服务采购：审计、评估、法律、咨询、信息技术、物业管理、活动策划与执行、课题研究、培训、物流运输、委托项目实施等各类专业服务。

第五条 所有采购活动必须纳入预算管理。

1. 各部门根据年度工作计划和项目方案，编制详细的采购预算，列明采购内容、数量、预估金额、资金来源（限定性/非限定性）等。

2. 采购预算需按基金会内部审批流程经秘书长审核。

3. 未列入预算或超预算的采购，须履行预算追加审批程序后方可执行。紧急或特殊情况下的采购，需经秘书长特批，事后补办预算追加手续。

第三章 组织机构与职责

第六条 基金会理事会负最终领导责任，负责审批年度采购预算和重大采购事项。

第七条 秘书长负责采购工作的领导与监督，审批权限范围内的采购申请与结果。

第八条 设立采购工作小组（或明确归口管理部门，如综合办公室），负责采购活动的日常组织与实施。主要职责包括：

1. 审核采购申请，组织或委托实施采购。

2. 发布采购信息，接收供应商响应文件。

3. 组织评审会议，整理评审记录。

4. 公示采购结果，发放成交通知。

5. 参与或组织合同谈判、验收。

6. 建立并维护合格供应商库。

7. 保管采购活动全部档案。

第九条 需求部门负责提出采购申请，明确技术、规格及服务要求，参与评审、验收等工作。

第十条 财务部门负责审核采购资金预算及支付方式，按合同及验收凭证办理付款。

第十一条 监事负责对采购活动的合规性、公正性进行监督。

第四章 采购方式与执行程序

第十二条 根据采购项目的性质、金额及市场情况，采用以下采购方式：

1. 公开招标：适用于单项或批量预算金额达到10万元（具体数额由理事会确定） 以上的重要、通用的采购项目。应通过基金会官网、公共媒体等渠道发布招标公告。

2. 邀请招标：适用于具有特殊性、只能从有限范围供应商处采购，或公开招标成本过高的项目。应向三家以上具备资质的特定供应商发出投标邀请。

3. 竞争性谈判/磋商：适用于技术复杂、性质特殊、不能确定详细规格或具体要求，或招标后没有合格标的的项目。应与不少于三家的供应商分别谈判后择优确定。

4. 询价：适用于规格标准统一、货源充足、价格变化幅度小的物资采购，且预算金额在一定限度内（如10万元以下）。应向三家以上供应商发出询价单，比价后选择。

5. 单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购，或发生不可预见的紧急情况，或必须保证原有采购项目一致性/服务配套要求的特殊情况。须严格履行内部论证和审批程序，并公示理由。

6. 网上商城/电商直采：适用于小额、标准化的办公用品等，可遵循便捷原则从规定的电商平台采购。

7. 内部审批直接采购：对于预算金额极小（如10000元以下）的零星、急用物品，可简化流程，经需求部门负责人和采购归口部门负责人审批后直接采购。

第十三条 通用采购执行程序（以招标/竞争性方式为例）：

1. 申请与审批：需求部门填写《采购申请表》，附详细需求说明及预算依据，按审批权限报批。

2. 采购准备：采购工作小组根据批复，编制采购文件。

3. 发布信息与响应：公开发布采购公告或发出邀请，供应商在规定时间内提交响应文件。

4. 评审：组建评审小组（由需求部门、采购部门、相关专家等奇数成员组成），按采购文件确定的评审办法进行评审，推荐候选供应商或确定成交供应商，出具评审报告。

5. 结果确认与公示：采购结果报权限领导审批后，进行公示（涉密除外），接受质询。

6. 成交通知：向成交供应商发出成交通知书。

7. 合同签订：按照规定与成交供应商签订书面合同。

8. 履行与验收：需求部门会同采购部门、财务部门等依据合同进行履约监督和验收，填写《验收报告》。重大项目可聘请外部专家参与验收。

9. 资金支付：财务部门凭审批完整的《付款申请》、合同、发票、验收报告等，按付款条件办理支付。

第五章 供应商管理

第十四条 建立合格供应商库，对供应商的资质、信誉、产品质量、服务水平等进行动态评估和管理。

第十五条 供应商存在以下行为之一的，应列入“黑名单”，禁止或限制其参与基金会采购活动：

1. 提供虚假材料谋取成交。

2. 采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商。

3. 与采购相关人员、其他供应商恶意串通。

4. 履约过程中提供假冒伪劣产品、严重偏离服务质量标准。

5. 无正当理由放弃成交项目或不履行合同义务。

6. 其他严重违法、违规或失信行为。

第十六条 严格执行利益冲突回避制度。基金会工作人员及其近亲属不得与其所在部门负责的采购项目发生直接或间接的利益关系。如有，必须主动申明并回避。

第六章 采购档案管理与信息披露

第十七条 采购活动全过程的所有文件，包括但不限于采购申请及审批单、采购文件、供应商响应文件、评审报告、成交公示、合同文本、验收报告、支付凭证等，必须由采购工作小组及时、完整归档，长期妥善保存。

第十八条 按照《慈善组织信息公开办法》的要求，基金会有义务将重大采购项目的相关信息（如招标公告、中标结果、重大合同等）通过年度工作报告、官方网站等便于公众查询的渠道向社会公开，接受社会监督。

第七章 监督与责任追究

第十九条 采购活动接受基金会监事会、理事、捐赠人、审计部门及社会公众的监督。任何单位和个人有权对采购活动中的违规行为进行投诉和举报。

第二十条 基金会工作人员在采购活动中滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊、收受贿赂的，依法依规给予处分；造成损失的，追究赔偿责任；构成犯罪的，依法移送司法机关。

第八章 附则

第二十一条 对于使用限定性捐赠资金进行的、捐赠协议中有特殊约定的采购，应优先遵守捐赠协议约定。协议无约定的，适用本规定。

第二十二条  本制度经2026年5月23日第7届第4次理事会表决通过。

第二十三条 本制度的解释权属于理事会。

第二十四条 本制度自表决通过之日起生效。