法人证书保管使用制度

  【编号：501】

第一章 总则

第一条 为规范田汉基金会（以下简称“基金会”）《民办非企业单位（法人）登记证书》（简称“法人证书”）正本、副本的保管与使用，确保证书安全、合法、有效地用于基金会业务活动，防范法律与操作风险，根据《中华人民共和国民法典》、《民办非企业单位登记管理暂行条例》、《基金会管理条例》及《田汉基金会章程》，结合基金会实际情况，制定本制度。

第二条 本制度所称法人证书，是指由登记管理机关依法颁发、载明基金会法人资格及相关登记事项的法定凭证，包括正本、副本。证书复印件（包括扫描件、照片等电子复制件）的管理适用本制度相关规定。

第三条 法人证书的保管与使用，遵循“安全保管、统一管理、审批使用、权责分明”的原则。

第二章 保管职责与存放

第四条 基金会法人证书的原件（正本、副本）为基金会核心法人身份文件，其保管与使用的第一责任人为秘书长。

第五条 基金会秘书处为法人证书的归口管理部门，指定综合办公室或专职档案管理员（以下简称“保管责任人”）负责法人证书原件的日常物理保管。

第六条 法人证书正本应装裱悬挂于基金会主要办公场所的醒目位置，副本原件由保管责任人妥善保管。

第七条保管责任人须将法人证书原件存放于专用、安全的档案柜中，具备防火、防盗、防潮、防蛀等基本条件。严禁私自携带原件离开办公场所，法律法规要求或特殊情况需经本条第九款规定程序审批。

第三章 使用程序

第八条 使用法人证书分为原件使用和经核验的复印件使用。

1. 原件使用：仅限于法律法规、政府主管部门或金融机构明确要求必须查验原件的场合，如办理银行开户、重大资产处置、法律诉讼、重要政府审批等。

2. 复印件使用：基金会日常运营中需要提供法人资格证明时，原则上使用经核验的复印件（需加盖基金会公章并注明用途及有效期）。

第九条 使用法人证书履行登记手续：

1. 使用证书原件，必须由秘书长审核同意。使用经核验（加盖公章）的复印件，由申请部门负责人审核，报秘书长或秘书长授权人批准。

4. 使用与归还：使用人应妥善保管，严格在批准范围内使用，不得涂改、损毁、出借或用于未经批准的用途。使用完毕后，应立即归还保管责任人。

第十条 如遇政府有关部门依法执行公务需现场查验原件，应由基金会工作人员全程陪同，查验后立即收回。

第四章 风险管理与责任

第十一条 保管责任人应定期（每季度）核对法人证书原件，确保其安全、完好。秘书处应每年至少组织一次全面核查。

第十二条 任何人不得伪造、变造、出租、出借、转让法人证书。如发现证书遗失、被盗、损毁，保管责任人或第一知情人必须立即向秘书长报告。秘书长应立即启动应急程序，包括内部调查、公告声明，并按规定向登记管理机关申请补领，同时向理事会报告。

第十三条 因个人过失导致证书遗失、损坏、滥用，或未经批准擅自使用证书，给基金会造成经济损失或声誉损害的，基金会将依据内部管理规定追究相关人员的行政及经济责任；涉嫌违法犯罪的，依法移送司法机关处理。

第五章 附则

第十四条 本制度未尽事宜，依照国家有关法律法规及基金会其他规章制度执行。

第十五条  本制度经2026年5月23日第7届第4次理事会表决通过。

第十六条 本制度的解释权属于理事会。

第十七条 本制度自表决通过之日起生效。